Vous l’avez surement lu partout, dans les blogs mariage, sur les comptes Insta des wedding planner, dans les to do list offertes par les professionnels du mariage : les préparatifs de mariage commencent toujours par la recherche du lieu. (Sauf si vous souhaiter vous faire accompagner pour l’organisation complète de votre mariage, dans ce cas-là on cherche sa wedding planner parfaite en premier, et c’est elle qui s’occupera de trouver votre lieu idéal.)
Mais une fois le rendez-vous pris, comment être sûrs que l’on n’oublie rien ?
Pour vous aider, voici une petite liste des questions à poser et de points à vérifier lorsque vous visitez un lieu.
– La capacité du lieu : avec et sans piste de danse. Pour être à l’aise, pouvoir circuler entre les tables et avoir une piste de danse convenable sans avoir à déplacer les tables, comptez 2m² par personne. Pour un repas assis, environ 1,5m² par personne, et pour un cocktail debout, 1m².
– Le plan B : Si certains temps forts de votre journée ont lieux en extérieur (comme une cérémonie laïque ou le cocktail), assurez-vous que le lieu propose des espaces intérieurs ou couvert en cas de pluie. Même si je ne vous le souhaite pas du tout, il est toujours important d’avoir un plan B au cas où…
– Faire un point sur tout le matériel qui peut être fournis (en option, ou mis à disposition) : tables, chaises, éclairages, mange-debout, vidéoprojecteur, mobilier de décoration… Il est très souvent bien plus intéressant financièrement de louer le matériel du lieu en supplément, plutôt que chez un prestataire tiers.
– Y a-t-il des prestataires imposés ? Il peut arriver que le lieu ne travaille qu’avec un ou deux traiteurs et que vous n’ayez d’autre choix que de vous plier à cette sélection. Il se peut également que pour des raisons de sécurité on vous impose de faire appel à des baby sitter. A prendre en compte et à budgétiser si vous n’aviez pas prévu de faire appel à ces prestataires.
– Demander les interdits en termes de décoration : certains lieux peuvent refuser les bougies, ou les vases posés à même le sol par exemple. Il peut également vous être refusé de faire des lâchés de lanternes ou des feux d’artifice.
– Se renseigner sur les horaires de mise à disposition du lieu pour votre célébration, l’heure de fin pour la musique, le check-out des chambres pour les lieux proposant des couchages. Mais également les heures de mise à disposition pour les prestataires (certains peuvent avoir besoin de livrer le matériel dès le vendredi, ou de commencer leur prestation dès le matin, notamment pour la décoration ou la fleuriste)
– Connaître la règle quant à l’exclusivité du lieu : Il arrive que des domaines ayant plusieurs salles acceptent plusieurs évènements à la même date. C’est une information importante à savoir si vous désirez l’exclusivité du lieu.
– Noter le matériel présent dans l’office traiteur : la présence d’un frigo sur place afin de réfrigérer vos boissons, et des étuves pour réchauffer les plats rendront plus facile le travail de l’équipe traiteur. Cela limitera également les frais comme ils n’auront pas de matériel à amener en plus. Votre traiteur demandera également à avoir accès à un point d’eau, et des prises électriques.
– Noter l’emplacement et le nombre de prises électriques, notamment pour l’endroit où vous souhaitez positionner le DJ, et la présence ou pas d’un limitateur de son. Le DJ pourra être amené à vous poser ces questions, autant avoir tout de suite la réponse. Si pour votre décoration vous avez besoin d’installer des guirlandes électriques par exemple, il est important de savoir ou sont les prises, si des rallonges seront nécessaires, etc…
– Il peut également être utile de noter les équipements de sécurité : sortie de secours, extincteurs, accès PMR si nécessaire… La présence d’un accès livraison et d’un ascenseur si la salle est en étage permettra de limiter les frais de manutention.
– Renseignez-vous si le ménage est compris dans la prestation, et s’il est en supplément, à combien il est facturé.
– Attention, certains lieux comme les châteaux ou les musées peuvent demander à ce que vous contractiez une assurance organisateurs, qui couvrira plus largement que votre assurance responsabilité civile. C’est également un point en prendre en compte, car à budgétiser également.
Avec tout cela, vous devriez avoir déjà suffisamment d’informations afin d’éviter toute mauvaise surprise au moment de la signature du contrat, ou pire, le Jour J.
Ainsi que des petites pistes afin de limiter un peu les dépenses.
N’hésitez pas à me faire votre retour une fois votre lieu trouvé pour me dire dans quelle mesure cet article vous a aidé.
Si vous avez besoin d’un rétroplanning des prestataires à engager après avoir trouvé votre lieu, allez voir sur la page d’accueil ou l’onglet blog du site, je vous en mets un à disposition. Et si malgré tout ça vous avez besoin d’encore plus, contactez-moi !
