Un bel évènement se prépare pour vous, mais vous n’avez que peu de temps à consacrer à son organisation, ou vous ne savez pas comment vous y prendre. Vous avez donc pris la décision de faire appel à mes services en tant qu’organisatrice d’évènements.
Mais vous vous demandez encore comment cette collaboration va se dérouler, quelles sont mes différentes tâches, et comment tout cela s’organise ?
Voici un article qui vous aidera à y voir plus clair. Et pour cela, prenons un exemple concret : une demande en mariage (14 février oblige 🙂 mais tout ce dont je vais parler ici est valable pour toutes mes prestations d’organisation d’évènement, et sera ajusté en fonction de vos demandes et votre budget bien évidemment).
Je vais ici également prendre l’exemple d’un homme qui souhaite demander la main de sa chérie. Mais là encore, il n’y a pas de règle.
Vous avez trouvé la femme de votre vie, et vous souhaitez la demander en mariage. Vous avez envie de créer un moment particulier, hors du temps, avec une belle décoration. Cependant, vous ne savez pas comment organiser tout ça, ou alors vous n’avez absolument pas le temps de vous en occuper.
Pas de panique, je suis là pour vous seconder dans cette très belle démarche.
1° Définir les bases
Lors d’un premier rendez-vous, nous allons définir ensemble tous les éléments de votre demande :
A quelle date souhaitez-vous la faire ?
Avez-vous défini un endroit particulier ? (chez vous, à l’endroit de votre première rencontre, celui de votre premier baiser, dans un hôtel, en extérieur, etc…)
Souhaitez-vous être seuls ou entourés de vos proches ?
Avez-vous déjà défini certains critères ? (avoir un gâteau, un photographe, une activité particulière, une décoration particulière, etc…)
Quel est votre budget ?
Tous ces points sont très importants pour moi afin de pouvoir commencer à travailler. Bien sûr, si vous n’avez pas encore défini tout cela, nous allons pouvoir le faire ensemble. Selon votre caractère à tous les deux, vos goûts, je vais vous présenter quelques idées, et selon vos retours, cela me donnera une direction afin de commencer à créer la demande de vos rêves.
2° La création
Dans le cas où vous n’aviez pas encore une idée très précise de ce que vous vouliez pour votre demande, je vous fais des propositions en fonction de ce que nous aurons défini lors du premier rendez-vous : lieu, décoration, prestataires à faire intervenir, etc…
Si vous aviez une demande très précise, je refais une présentation en incluant des visuels afin de m’assurer que nous sommes bien sur la même longueur d’onde, et que j’ai bien compris ce que vous m’avez expliqué.
Je créer également un tableau de suivi de budget, avec la part attribuée à chaque prestation, afin de m’assurer que votre projet respecte bien le budget que vous avez choisi d’allouer à votre grand moment.
3° Les prestataires
Lorsque toute l’idée est entièrement finalisée, je recherche vos différents prestataires : photographe, vidéaste, gâteau, location de néon, fleuriste, décoration, masseur, hôtel, etc… Je crée votre équipe de choc pour une demande inoubliable.
Bien évidemment, je vous présente une sélection des prestataires idéaux pour vous, qui correspondent à vos envies et votre budget. Mais vous restez toujours décisionnaire, et aucun prestataire ne vous sera imposé.
Je suis également le point de contact pour tout le monde. Cela me permet de centraliser toutes les informations afin de m’assurer qu’il n’y ai aucun oubli ou aucun quiproquo. Mais cela facilite également grandement les choses pour vous, car vous n’avez qu’un contact unique, qui connait par cœur la totalité de votre projet, dans les moindres détails.
4° La mise en place
Le Jour J, je me charge de mettre en place votre décoration, d’accueillir vos prestataires, de refaire un dernier point avec chacun d’entre eux pour m’assurer que tout roule pour tout le monde, j’accueille également tous vos invités si nécessaire.
Je suis en contact avec vous tout au long de la journée afin de vous tenir informé de l’avancement de l’installation, mais également pour m’assurer que de votre côté à tous les deux les choses se passent bien, que vous n’êtes pas en retard ou en avance pour notre point de rendez-vous, etc…
Lorsque vous arrivez sur place, je m’éclipse plus loin afin de vous laisser dans votre bulle, après vous avoir fait un dernier signe pour vous confirmer que tout est ok.
Et selon l’endroit où tout cela se passe, j’attends que la demande soit terminée afin de pouvoir tout démonter pendant que vous partez profiter de la suite des réjouissances. Dans le cas contraire, je m’en irai, vous laissant dans votre bulle d’amour, et reviendrai éventuellement le lendemain s’il y a des choses à démonter.
Vous arrivez plus facilement à comprendre mon travail et à vous projeter ?
Alors au risque de me répéter, je parle ici d’un exemple plus où moins précis. Bien évidemment, tout cela sera ajusté à votre demande, et mon travail se fera sur mesure en fonction de votre demande et de vos besoins.
Alors ? Quand est-ce que vous m’appelez pour organiser votre belle demande ?
